Hoe je een feedbackgesprek kunt voorkomen
3 november Door Margreet Ridder 0 reacties 

Niet veel mensen zijn gecharmeerd van feedback geven of ontvangen. Men vindt het vaak een beetje gekunsteld, gedoe, en zelfs gezeur. Toch is het wel nodig om elkaar scherp en bij de les te houden tijdens het werk. Heb je keer op keer last van het gedrag van je collega, dan zul je daar toch een keer iets over moeten zeggen. Het beste kun je daar een feedback gesprek voor gebruiken. Maar het is nog beter om te proberen dat gesprek te voorkomen. 

Wees transparant

Ja ja, transparantie. Super handig als je goed wilt samenwerken. Zeg wat je doet en doe wat je zegt. Zo kan men je stappen en handelen volgen en ontstaan er geen misverstanden, nietwaar?
Bijna helemaal waar. Communicatie kan in de praktijk ingewikkeld zijn. Er spelen zoveel factoren mee dat de kans op miscommunicatie best groot is. Denk maar aan de toon waarop iets gezegd wordt, de non-verbale communicatie, de plek, de timing, de persoon. Dit is allemaal van invloed op heldere communicatie.

Overtuigingen

Naast alle zichtbare factoren heb je nog de onzichtbare factoren zoals je eigen gedachten en overtuigingen. Jouw overtuigingen hebben invloed op de manier waarop je luistert. Men zegt wel eens: ‘Het is maar door welke bril je kijkt' en zo is het met luisteren ook. Het is maar vanuit welke overtuiging je luistert. Als je er sterk van overtuigd bent dat de top van jouw organisatie geen enkel benul heeft wat er op de werkvloer gebeurt, dan beïnvloedt dat de manier waarop je signalen van bovenaf ontvangt. Je reactie zal zich vrij snel tonen in je gedrag. Je overtuigingen beïnvloeden je gedrag, meer dan je je bewust bent.

Hoe zit het ook alweer met feedback?

Feedback gebruik je als je iemand een compliment wilt geven of als je iemand wilt wijzen op gedrag waar je last van hebt. Je vertelt de ander wat je waarneemt en wat het effect is op jou. Je vraagt of de ander dit herkent en je spreekt eventueel iets af over de toekomst. Veel mensen vinden dit gedoe, maar dat komt omdat de stappen soms wat gekunsteld voelen. Nieuw gedrag voelt in eerste instantie onnatuurlijk. Hoe vaker je feedback oefent, hoe vanzelfsprekender je het zult inzetten. Zo worden je feedback momenten steeds natuurlijker en sneller. Tip: Oefen je feedbackvaardigheden door het geven van complimenten. 

Maar nu over dat voorkomen van feedback: hoe doe je dat? 

Vaak zeggen we wel wat we willen, alleen vertellen we er niet bij waarom dit belangrijk is. Een voorbeeld. Mijn dochter heeft een bijbaantje in de snackbar van ons dorp. Laatst ontstond daar gedoe rond een bak met ijs die in de koeling stond. De baas had de bak daar gezet met een briefje erop: ‘afblijven.’ En toch was op een dag de bak ijs verdwenen. Baas boos, hij had de bak namelijk aan een klant beloofd. Degene die de bak had weggehaald gaf de volgende verklaring. ‘Die bak stond daar al zo lang, dat ik hem heb verkocht aan een klant die ijs wilde kopen’.
Wat zou er gebeurd zijn als de baas naast het woord afblijven erbij had gezet waarom? Dus: ‘afblijven, omdat ik hem heb beloofd aan een klant’. En als hij ook zijn naam erbij had gezet, was het helemaal helder geweest.
Ik denk dat de medewerker de bak dan niet zomaar aan een ander had verkocht. 

Is het zo simpel?

Ja, de waarom maakt dat je de ander meeneemt in jouw gedachten en dat is een super krachtige manier van communiceren. Heel vaak denken we dat de ander meteen begrijpt wat we bedoelen wanneer we iets zeggen, maar dat is lang niet altijd het geval. Net zo min als dat de ander bij jou zal checken of hij/zij jou goed begrepen heeft. 
Ik geef nog een paar voorbeelden van zeggen wat je wilt en waarom:

  • Wil jij mijn dienst overnemen? Of: Wil jij mijn dienst overnemen, omdat ik een training heb die om 16.00 uur begint.
  • Wil jij me even helpen? Of: Wil jij me even helpen, want mevrouw Jansen moet nu naar de OK en ik ben nog niet helemaal klaar met de voorbereiding.
  • Hoe kunnen we dit oplossen? Of: Hoe kunnen we dit oplossen, want ik maak me zorgen over de gang van zaken en ik zie collega’s worstelen met deze hoge werkdruk.

Transparant Management

'Zeg wat je wilt, en waarom' komt uit de methode Transparant Management van Cora Smit. Ze heeft er een boek over geschreven: “Alles wat je aandacht geeft, groeit” 
Ik kan het je echt aanraden. Ook als je zelf geen leidinggevende bent. Probeer het eens uit en je zult merken dat je communicatie beter verloopt. Er ontstaan minder snel misverstanden en gedoe. Minder misverstanden, zodat je geen feedback hoeft te geven, of te ontvangen.

 

  Ik ben Margreet Ridder. Ik begeleid teams en zorgprofessionals met teamontwikkeling en leiderschap.

  www.margreetridder.nl